A Importância da documentação de Sistemas

Não se nota a importância da documentação de sistema ERP, ou o que a falta dela faz, até que seja necessário realizar a manutenção ou avaliar os impactos de uma personalização. Se seu sistema ERP estiver sem documentação nenhuma, torna o suporte mais complexo ou passivo de eventuais riscos ao personalizar.

A falta da documentação causa desperdício de tempo, até que se consiga entender os impactos ou até verificar o que precisa ser atualizado.

Por mais que não seja uma prioridade a documentação do sistema, mas sim em desenvolver o código em si, elaborar a documentação no início da demanda e durante o código é extremamente benéfico para a empresa e seus usuários. Por isso, vamos lhe explicar agora o porquê que a documentação deve ser feita.

O que é a documentação de Sistemas?

Esses documentos contêm informações operacionais, técnicas e fluxos de trabalho no qual ajudará qualquer profissional que não tenha familiaridade com o ambiente tecnológico ou ao uso do sistema ERP pela empresa para realizar eventuais atualizações e manutenções do seu ERP.

Nesses documentos, geralmente contém itens indispensáveis, sendo eles:

• Dados de acesso para configuração e acesso ao ERP;
• Parâmetros de acesso (protocolo IP); ambientes de acesso à Produção e ambientes de Projetos ou testes;
• Módulos utilizados pela empresa;
• Contatos da equipe de suporte (Interna ou Outsourcing);
• Especificação de USO das personalizações (famosas Customizações);
• Eventual manual de uso dos módulos implementados ou rotinas específicas como as de fechamento ou rotinas personalizadas;
• Fluxo de Processo para auxiliar no entendimento do solicitante e do Consultor / Desenvolvedor.

A documentação de sistema não necessariamente precisa ser complexa, com diversas aprovações. Ela precisa ser objetiva, fácil de entender e com destaque aos pontos de personalizações e riscos em eventuais problemas.

Dessa forma, a documentação do sistema ajudará com informações necessárias para o profissional avaliar eventual atualização, suporte ou eventual demanda de personalização (“customização”).

O profissional saberá exatamente o atual cenário, melhor entendimento da demanda e qual será a melhor solução como Consultoria (Serviço) sem riscos e de forma objetiva.

Qual a importância da documentação de sistema?

A documentação de sistema ERP deve ser realizada para auxiliar no mínimo os Consultores e/ou Programadores, principalmente se a empresa trabalha intercalando ou com muitos profissionais de ERP.

Então, a documentação vai ajudar facilitando o entendimento e a utilização do software ERP, para quando for necessário realizar atualizações e eventuais personalizações, evitando que se perca tempo no entendimento, retrabalho ou correr algum risco no desenvolvimento que impacta na base de dados.

Uma documentação bem feita, objetiva, especificando pontos importantes, analisando e descrevendo melhor o projeto, facilitará a compreensão tanto do sistema, quanto do objetivo final a ser alcançado pelo profissional do ERP.

Facilitando também a compreensão e entendimento do resultado desejado por quem solicita ou Gestores da Empresa.

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por: Sidnei Naconesky JR (Gestor da FOCUS Consultoria)

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