Se você desconhece, ERP é a sigla em inglês para “Planejamento de Recursos Empresariais”, ou mais conhecido por: “Sistema de Gestão Empresarial”, é um software que unifica as informações operacionais e estratégicas dos diferentes setores da empresa em um mesmo banco de dados.
Os ERPs possuem uma vida útil estabelecida desde o momento em que são lançados, assim, a partir de determinado período passam a não ter mais evolução tecnológica. Desta forma, é preciso pensar que os sistemas ERPs devem acompanhar o mercado e as mudanças tributárias, passando por atualizações periódicas.
A falta de atualização do sistema ERP é uma condição encontrada por muitas empresas.
A partir disso, a preocupação com as atualizações deve ser ainda maior, já que diversas informações operacionais e estratégicas da empresa estão armazenadas e centralizadas em único local (base de dados) e pode causar grandes prejuízos como eventuais perda de dados (LGPD), baixa qualidade dos dados ou não entregas das obrigações fiscais.
Entre os riscos de um ERP desatualizado, precisamos destacar que o sistema pode ficar desprotegido em caso de falha de segurança e podendo ser acessado por pessoas mal-intencionadas. Assim, podemos dizer que a falta de atualizações periódicas pode permitir eventual descoberta de brechas nos sistemas.
Em eventual atualização do Sistema Operacional ou Banco de Dados SEM a atualização do ERP para uma versão ou release compatível com novo cenário, pode gerar a necessidade de ceder alguma configuração importante para continuar o funcionamento do ERP desatualizado, colocando em risco tanto a segurança do ambiente tecnológico, dos dados do ERP ou até mesmo da performance no uso do dia-a-dia.
Se computadores pessoais que possuem sistemas em versões antigas costumam apresentar “bugs”, o que dizer de um sistema integrado? É importante atualizar o ERP de tempos em tempos, para impedir o surgimento de falhas, que podem prejudicar seus dados corporativos.
Principalmente se o problema “bugs” for imperceptível aos olhos dos usuários, como algum erro de integração entre tabelas ou outro campo, que em outro momento será utilizado para algum Indicador Gerencial ou entrega de Obrigação Fiscal (Como os SPEDS: EFD Fiscal, EFD Contribuições (PISCOF), Bloco K, REINF, ECD, ECF, e-Social ou alguma obrigação fiscal MUNICIPAL ou especifico ao negócio).
Quanto mais antigo for o sistema ERP, mais atualizações ele precisa ter, para que continue atendendo as necessidades da empresa. Mas, quando isso não acontece, possivelmente surgirão questões de incompatibilidade entre integrações do ERP com outros sistemas, com Banco de Dados ou até o Sistema Operacional.
Alguns sistemas de atuação específica (Ex. Boletos, CRM, TMS) integram com os ERPs pelas famosas “APIs” (Interface de Programação de Aplicações), ou seja, se o seu ERP está desatualizado, possivelmente não permitirá essa eficiente forma de integração.
Por isso, é importante tomar conhecimento, seja por sua área de suporte ou sua Consultoria ERP, sobre a vida útil e quais as novas versões ou releases do seu ERP. Algumas poucas empresas já planejam essas atualizações anualmente no sentido de recursos operacionais, TI e eventuais investimentos.
Um sistema desatualizado pode dificultar as análises em relação aos setores de compras, vendas, estoque e até o controle de custos, ou seja, é algo péssimo que pode atingir o faturamento do seu negócio.
O sistema ERP pode causar inconvenientes de algo que deveria estar bem controlado pelo ERP, porém, sem as devidas atualizações, suas funções ficam obsoletas e não acompanham as novas regras do seu negócio ou tributárias, impossibilitando novas configurações tributárias de faturamento, compras ou retenções financeiras.
Além disso, os riscos citados anteriormente, dificultam eventuais geração e/ou entregas de diversas obrigações CONTÁBIL, FISCAL e TRABALHISTAS. E, sabemos que retificações ou multa por não entrega de obrigação fiscais ou trabalhistas não é pequena e inexplicáveis aos olhos dos investidores.
Agora que você já conhece os riscos de um ERP desatualizado, saiba que é importante ter ao seu lado e do seu negócio uma empresa de Consultoria em ERP com experiencia comprovada que lhe mantenha atualizado das novas versões ou release e ofereça com conhecimento comprovando essas atualizações.
A Focus Consultoria em ERP Protheus (TOTVS), coloca em prática as melhores técnicas para atualização de versão ou release, permitindo que o seu negócio evolua sem os imprevistos citados acima por não atualizar seu ERP.
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por: Sidnei Naconesky JR (Gestor da FOCUS Consultoria)
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