Desmistificando a integração entre sistemas no ERP

Como obter sucesso num projeto de integração

Você está precisando implementar algum software complementar ao seu sistema de Gestão Empresarial (ERP) ou está buscando uma maneira de integrar o ERP a outras funcionalidades já existentes na sua empresa com todo o potencial do seu ERP TOTVS Protheus® através da integração, você está no lugar certo!

Neste artigo vamos desmistificar a questão da integração no ERP TOTVS Protheus® e apresentar o jeito FOCUS de fazer, esclarecendo eventuais dúvidas para viabilizar sua decisão. Entenda por que a boa integração entre os dois ou mais softwares é fundamental para garantir a melhor performance e uma gestão eficiente.

Boa leitura!

Motivos para integrar seu ERP (Sistema de Gestão Empresarial) 

O Sistema de Gestão Empresarial (ERP), como é mais conhecido, é a espinha dorsal de qualquer empresa com relação a questão da Informação, automatizando processos de negócios, permitindo o fluxo de informações entre áreas funcionais e assegurando o cumprimento das obrigações inerentes a qualquer empresa (contábeis, financeiras, fiscais, trabalhistas entre outras áreas). 

Dentre os mais conhecidos no Brasil estão o SAP®, Oracle® e o ERP TOTVS® com seus ERPs: ERP Protheus®, Datasul®, RM® e LOGIX®. 

Apesar do sistema ERP ser o principal software para a gestão empresarial, pode não atender em algumas funcionalidades com processos específicos ou rotinas robustas para determinados negócios ou processos, ou seja, em geral, o ERP possui funcionalidades relacionadas ao estoque, como controle: quantitativo ou monetário, fluxo de entrada e saída, controle do Ativo Fixo, gerenciamento da carteira de pedidos, porém, pode não possuir recursos com demandas avançadas ou específicas para determinados segmentos ou processos. É por isso que empresas investem cada vez mais em softwares no qual complementam as funcionalidades ou processos específicos no ERP, onde automatizam e controlam processos complementares e/ou específicos.

Quando os dois sistemas trabalham integrados, o resultado é a otimização completa para determinado processo, buscando assim, melhor controle, performance, relatórios completos e eventual redução de custos por retrabalho. Contudo, é fundamental que essa integração seja bem-feita, daí a importância em contar com fornecedores experientes e confiáveis para o desenvolvimento do processo de integração.

Dentre os modelos de integração com o ERP TOTVS Protheus®, temos:

• Através da troca de arquivo TXT (texto colunado) ou; 
• Arquivo .CSV (texto separado por vírgula ou ponto e vírgula);
• Entre Banco de Dados (através do “Banco Ponte”) ou; 
• Através dos novos formatos atualmente adotados como padrão pela maioria dos fornecedores de software: os Web Services ou sua nova e melhorada versão: as APIs. 

Conheça os principais modelos:

• API (Application Programming Interface): 
  • Em português significa “Interface de Programação de Aplicações”, é o formato que tem sido mais utilizado atualmente devido aos seus avanços tecnológicos. Trata-se de um conjunto de padrões de programação que permite a comunicação entre dois programas diferentes que utilizam linguagens distintas de funcionamento. Geralmente, os fornecedores de sistemas oferecem suas próprias APIs para ajudar as empresas a conectarem o ERP a outras plataformas. Contudo, a empresa pode também optar por usar uma API de terceiros ou a sua própria interface.
  • A API funciona como uma intermediária entre o ERP e o outro sistema: ela recebe os dados de uma plataforma, faz a sua interpretação, padronização e envia-os para a outra aplicações com uma linguagem “legível” e compatível com as especificações do sistema, geralmente a transferência de dados acontece via Json (JavaScript Object Notation) que nada mais é que um arquivo organizado por combinações de “chave” : “valor”, mas ainda temos muitas APIs que utilizam o formato XML (eXtensible Markup Language), que nada mais é que um arquivo organizado por Tags(Ex.: <nome>João</nome> ou <idade>25</idade>).

• Web Service: 
  • É uma interface projetada para se comunicar via rede, ou seja, é uma API que usa a rede para a transmissão de dados de um sistema ao outro. Entre as abordagens existentes para a implementação de web services, os protocolos SOAP (Simple Object Access Protocol) e REST (Representational State Transfer) são sem dúvida as opções de maior destaque nos dias de hoje. Quando utilizamos o protocolo SOAP, o formato padrão para troca de informações utilizado é o XML, já quando utilizamos o protocolo REST, o formato padrão para troca de informações acaba sendo o JSON.

• Banco de dados: 
  • Neste tipo de integração, a comunicação acontece direto de um sistema ao outro através de seus bancos de dados, porém, nesse modelo, precisamos realizar algumas configurações adicionais, como liberar “portas IP”, criar usuários específicos, criar um “link” entre os bancos de dados, dentre outros pontos que podem até mesmo reduzir a segurança do ambiente. Optando por essa tecnologia, o melhor é ter um banco de dados intermediário entre os dois sistemas (famoso “Banco Ponte” – no qual cada sistema inclui ou recebe de lá as informações, sem interferir no Banco de Dados do outro Software), mesmo cada software tendo linguagens distintas, mas com a gravação e leitura de dados operando de acordo com as regras acordadas na fase de planejamento da integração.
• Arquivos TXT ou CSV: 
  • Nesse formato de integração as regras para formação dos arquivos que serão transferidos entre os sistemas são previamente definidas e armazenadas dentro de um “Arquivo de Leiaute (layout)”. Definidas essas regras como a ordem das informações, tamanhos, tipos dos dados (inteiro, decimal, data, texto etc.), obrigatoriedade dentre outros, esse leiaute é compartilhado entre as empresas e os desenvolvedores projetam suas aplicações para que esses arquivos possam ser gerados e lidos da mesma forma entre os sistemas.

Qual é o melhor modelo de integração ideal para a minha empresa?

Não existe um modelo superior ao outro, pois todos tem suas vantagens e desvantagens, mas sim aquele que se adapta melhor à arquitetura que a empresa já utiliza. Antes de ser feita a integração, a equipe de consultoria e de TI da empresa devem se reunir para discutirem juntos sobre o melhor modelo a ser implementado. O recomendado é buscar uma consultoria experiente e que esteja antenada às novas tecnologias e que tenha bastante experiência em integração de acordo com as inovações e funcionalidades dos ERPs.

Após a decisão sobre o modelo a ser adotado, inicia-se o trabalho de desenvolvimento das interfaces de comunicação que, quando finalizadas, devem passar por massivos testes unitários e integrados para garantir a perfeita integração entre os sistemas.

Como evitar problemas na integração entre sistemas no ERP

A primeira e mais importante dica é: escolha uma consultoria em ERP TOTVS Protheus® experiente e séria, que entenda a importância da integração para o seu negócio e que dedique um tempo para estruturar a arquitetura do projeto, mapeando todas as funcionalidades operacionais, construindo um bom planejamento com o solicitante e realizando todos os testes necessários para assegurar a perfeita integração. Todas essas ações realizadas com seriedade e zelo, garantirão o sucesso do seu projeto.

Hoje vemos no mercado muitas integrações que sequer possuem um LOG registrando informações básicas sobre a integração como data/hora em que ela ocorreu, conteúdo enviado/recebido, duração do processo para identificar gargalos e melhorar a performance, confirmação de “OK” ou “ERRO” para ter certeza de que a operação foi bem-sucedida ou se não foi, saber qual foi o motivo do problema. Se a integração não possuir esse LOG, fica impossível rastrear e corrigir um problema sem a intervenção de um desenvolvedor, fora a questão de eventuais auditorias que também é muito importante.

Como saber se a minha consultoria em ERP TOTVS Protheus® está patinando no projeto de integração entre sistemas?

Após a definição da escolha da empresa que vai desenvolver o seu projeto de integração e realizado o devido planejamento, se inicia a rotina de implementação, programação e suporte onde em alguns casos se faz necessários maior envolvimento entre a consultoria e a equipe da empresa, e nesta etapa surge a necessidade de um bom relacionamento entre as equipes, empresa e consultoria, ambos profissionais precisam ter a habilidade de traduzir o famoso “tecniquês” em uma comunicação clara e assertiva, tendo o cuidado em trazer todos os envolvidos para participar. Se a sua consultoria tem uma equipe enxuta que não consegue fazer uma eventual troca de consultor sem impactar o desenvolvimento do projeto ou se o seu consultor fala e você não entende nada, acenda a luz de alerta.

Os problemas recorrentes, como: falhas de comunicação e de capacidade de infraestrutura tanto técnica quanto humana geram o início dos desgastes e muita dor de cabeça. Por isso, se de alguma forma os profissionais estiverem falhando, é preciso acompanhar de perto para evitar o agravamento do problema.     

5 Dicas para obter sucesso num projeto de integração

• Dica 1. Confirme se sua equipe interna possui qualificação e dispõe de tempo para abraçar um projeto de integração entre sistemas
• Dica 2. Nunca comece um projeto pelo desenvolvimento, não queime as etapas de levantamento e documentação do que será feito, essa parte é o alicerce de sustentação do projeto.
• Dica 3. Avalie bem o modelo de integração que mais se adequa ao seu projeto, às vezes já temos integrações muito bem estruturadas e que atendem perfeitamente a novas demandas, então nem sempre é necessário utilizar a última tecnologia de mercado, às vezes é melhor não mexer no time que está ganhando.
• Dica 4. Caso precise contratar uma consultoria para realizar o projeto de integração, procure saber os projetos que essa consultoria já realizou, peça referências e certifique-se de que não está contratando gato por lebre.
• Dica 5. Sempre crie um LOG da integração e de preferência que seja “entendível” não apenas pela equipe técnica, mas também pela equipe operacional para que os eventuais problemas ou dificuldades de integração possam ser resolvidos sem a dependência do consultor ou da equipe de TI. Isso lhe trará liberdade e redução de custos.

Com base em todas as vantagens e benefícios que aqui apresentamos, esperamos ter colaborado sobre a necessidade de INTEGRAR seu ERP com outro(s) software(s) de sua empresa.

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por: Douglas França e Sidnei Naconesky JR – Gestores da FOCUS Consultoria
com colaboração: Lucas Reis, Tiago Silva (Desenvolvedores) e Pedro Harada. 

*Protheus, TOTVS, são produtos e marcas registradas® de propriedade da TOTVS S.A.

*Logotipo TOTVS ou Protheus são de propriedade da TOTVS S.A.

*A Focus Consultoria é uma empresa de consultoria independente e não tem nenhum vínculo direto ou indireto com a TOTVS.

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